Pourquoi rédiger un procès-verbal de CSE ?
Informer les salariés
Le comité social et économique (CSE) est l'instance de représentation du personnel dans les entreprises de plus de 11 salariés. Elle dispose d'un budget dédié pour proposer aux collaborateurs des avantages comme des cartes cadeaux, des chèques vacances, des tarifs préférentiels sur des événements, des voyages, etc.
Le procès-verbal de CSE (PV) permet ainsi de communiquer aux salariés les actions de l'instance.
Privilégier le dialogue social
Le PV de réunion du CSE est aussi utile pour favoriser le dialogue social dans l’entreprise. Il permet notamment aux salariés de suivre les projets de leur société et les alertes remontées par les élus.
Obligation légale
La loi impose la rédaction d'un PV de CSE : « Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité. » (article L.2315-34 du Code du travail)
Contrairement à un simple compte-rendu, le PV a une valeur légale et juridique. Il peut être transmis, si besoin, à l'inspection du travail ou la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités).
Ce document constitue une trace des décisions prises en séance et permet aux élus de revenir vers la direction si celle-ci ne respectait pas ses engagements. Il est obligatoirement signé par le secrétaire et le président du CSE.
Il est également nécessaire pour les réunions extraordinaires du CSE.
Le contenu et la forme du PV
« Le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. » (article D.2315-26 du Code du travail)
Certaines mentions sont obligatoires, quel que soit l'accord d'entreprise :
La date, le lieu et les horaires de début et de fin de la réunion ;
La liste des participants et leur qualité ;
La liste des absents et celle de leurs suppléants ;
Les sujets inscrits à l’ordre du jour ;
La retranscription des débats ;
Les engagements pris par l'employeur ;
Les propositions formulées par les élus ;
Les décisions adoptées par les élus ;
Les résultats des consultations légales obligatoires ;
Les réponses motivées de l'employeur aux précédentes propositions du CSE.
Toute information d'ordre privé et tout propos à caractère diffamatoire sont proscrits.
Le secrétaire a le choix entre plusieurs niveaux de retraitement qui présentent chacun des avantages et des inconvénients.
Par exemple, une transcription mot à mot constituera un outil précieux en cas de conflit juridique ou de désaccord sur les échanges. Ce PV exhaustif sera en revanche peu adapté pour une diffusion à l'ensemble des salariés.
Les rédacteurs professionnels proposent des PV sur mesure en fonction des besoins spécifiques de chaque instance.
L'adoption et la diffusion du PV
L'adoption du PV est obligatoire s'il est affiché ou diffusé dans son intégralité.
Quel que soit le niveau de retraitement choisi par l'instance, chaque membre du CSE peut apporter des modifications au PV qui devront être validées à la majorité des élus présents en séance.
Chaque réunion de CSE débute habituellement par l'adoption du PV de la séance précédente, mais aussi de ceux des séances antérieures en cas de retard.
Le président demande au secrétaire si les élus ont des observations. Les membres du CSE ont généralement transmis leurs remarques au secrétaire en amont de la séance, mais tout élu présent a la possibilité de proposer des modifications en séance qui devront figurer dans le prochain PV.
Tout ajout au procès-verbal après son adoption devra être soumis aux élus, puis adopté séparément s'il doit être diffusé.
C'est le règlement intérieur du CSE qui définit les modalités d'affichage et de diffusion des PV.
Le président ne peut légalement s'opposer à l'affichage d'un PV car il commettrait alors un délit d'entrave.
Le PV est généralement diffusé à l'ensemble des salariés sur l'intranet de l'entreprise et/ou le site du CSE.
Quid des PV non approuvés ?
Aucun PV de CSE ne peut être diffusé sans l'approbation de la majorité ou de l'unanimité des membres du CSE.
Un PV de CSE non approuvé par l'instance n'a donc aucune valeur juridique.
En cas de désapprobation d'un PV, l'employeur ou des élus peuvent demander la modification de son contenu.
Si le secrétaire accepte les modifications proposées, le PV modifié devra être de nouveau soumis à approbation.
Le secrétaire peut en revanche refuser toute modification du PV s'il juge que cela constituerait un délit d'entrave.
Dans le cas où le désaccord ne trouverait pas d'issue, un recours est possible auprès du tribunal judiciaire.
Pourquoi confier la rédaction des PV de CSE à un rédacteur professionnel ?
Le secrétaire de l'instance est responsable de la rédaction du PV du CSE. Or, ce document doit être transmis à l’employeur dans les 15 jours suivant la réunion. Ce délai est même :
raccourci si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours ;
réduit à trois jours dans le cadre d'un plan de sauvegarde de l'emploi ;
réduit à un jour si l'entreprise est en redressement ou liquidation judiciaire.
Afin de respecter les délais légaux et de s'assurer de la neutralité de la retranscription des débats, l'entreprise peut faire appel à un rédacteur professionnel. Le prestataire est chargé d'assister aux réunions en présentiel ou à distance, de prendre des notes, d'enregistrer les débats et de rédiger un projet de PV. L'entreprise a également la possibilité de transmettre au rédacteur un enregistrement des débats pour retranscription.
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